Als je langer dan 3 maanden in Spanje verblijft, moet je wettelijk gezien resident worden. Dat is een aanpassing van je verblijfsstatus zodat je langere tijd in het land kan wonen. Het is wat anders dan een verblijfsvergunning. Omdat Spanje deel uitmaakt van de schengenzone, heb je die niet nodig. Toch zijn er een aantal voorwaarden verbonden aan permanent of semi-permanent verblijf.

Het groene kaartje dat je ontvangt bij de inschrijving, noemt men vaak onterecht “NIE”. En je laten inschrijven als resident, als permanente buitenlandse inwoner dus, heet in de volksmond ook wel residencia. Dit wordt vaak verward met residencia fiscal, oftewel de fiscale residentie in Spanje. Je bent fiscaal resident als je belastingplichtig wordt in het land.

Kortom, net als met de NIE, wat we vorige week hebben gezien, levert het begrip residencia de nodige verwarring op. In dit artikel bekijken we wat de “residencia” precies is. Let op: de informatie in dit artikel is uitsluitend van toepassing op burgers afkomstig uit het Schengengebied. Voor personen met een andere nationaliteit, bijvoorbeeld uit Suriname of Marokko, geldt een andere procedure.

Certificado de registro.

Zoals gezegd, als je langer dan drie maanden aaneengesloten in Spanje woont, wordt je gezien als vaste inwoner, een residente permanente. Je bent dan wettelijk verplicht je in te schrijven in het Registro de Residente Permanente, het “Register van Permanente Inwoners”.

Als bewijs van inschrijving ontvang je een groen papier met een uitneembaar kaartje. Dit papier heet het certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea, oftewel het “registratiecertificaat van een E.U.-burger”. Dit document is in eerste instantie vijf jaar geldig. Als je dan nog in Spanje woont en je vraagt een verlenging aan, dan is het onbeperkt geldig.

Het certificado de registro is een erg kwetsbaar stukje papier en omdat je het altijd bij je draagt, raakt het snel beschadigd. Veel mensen laten het dan ook plastificeren. Hoewel dat officiëel niet mag, is het een goed idee om het kaartje in goede staat te houden.

Men noemt dit document ook wel residencia, maar deze benaming is eigenlijk niet juist. Een residencia is een verblijfsvergunning. Als burger van een Schengenland hoef je die niet aan te vragen. In dit artikel zullen we dan ook het woord residencia vermijden.

NIE-nummer.

Als je nog geen NIE-nummer (Número de Identidad de Extranjero, letterlijk “Buitenlanderidentiteitsnummer”) hebt op het moment van inschrijving als residente permanente, krijg je er dan een toegewezen. Je hoeft niet apart een NIE-nummer aan te vragen.

Dit leent zich overigens ook weer voor spraakverwarring: veel mensen noemen het certificado de registro namelijk “permanente NIE-nummer”. Dit geldt voor zowel buitenlander als Spanjaarden zelf. Vorige week hebben we gezien dat dit niet klopt: een NIE-nummer is je leven lang geldig en staat eigenlijk los van het certificado de registro. Wat men bedoelt met “tijdelijke” en “permanente” NIE-nummer kan je lezen in ons artikel Een NIE nummer: wat is het en waarom een aanvragen?

Mogelijk heb je een NIE-nummer nodig terwijl je niet van plan bent langer dan drie maanden aaneengesloten in Spanje te verblijven. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je een tweede woning wilt kopen of als je stage gaat lopen. Je vraagt in die gevallen geen certificado de registro aan. Onderaan dit artikel vind je een link naar een gids waarin we uitleggen hoe je dat doet.

Nationaliteit.

Resident worden in Spanje betekent niet dat je de Spaanse nationaliteit aanvraagt. Het paspoort of de identiteitskaart van je land van herkomst blijft je officiële identiteitsbewijs. Het certificado de registro is alleen geldig in combinatie met je officiële Belgische of Nederlandse identiteitsbewijs.

Fiscaal resident.

Als je meer dan 183 dagen per kalenderjaar in Spanje verblijft, word je naast je inschrijving in het Registro de Residente Permanente ook fiscaal resident. Dit betekent dat je dan je belasting in Spanje moet gaan betalen.

Ook hier bestaat veel onduidelijkheid over. Op facebook zal je vaak uitspraken zien in de trant van “als je de residencia hebt, moet je in Spanje belasting betalen”. Dit is niet per definitie waar. Los van het feit dat het document certificado de registro heet, en geen residencia, zijn de criteria verschillend.

De certificado de registro moet je aanvragen als je drie maanden of langer aaneengesloten in Spanje verblijft, zonder daarbij rekening te houden met het kalenderjaar. Fiscaal resident ben je pas als je 183 dagen in een kalenderjaar in Spanje bent. Dat hoeft dan weer niet aaneengesloten te zijn. Het gaat erom dat je in een jaar meer wèl, dan niét in Spanje verblijft.

Het zijn dan ook twee verschillende zaken. De certificado de registro gaat over je verblijfsstatus in Spanje. Het fiscaal residentschap heeft te maken met belastingplicht.

Aandachtspunten als je geen fiscaal resident bent.

Dat gezegd zijnde, op het moment dat je je als (semi-)permanente inwoner bij de Policía Nacional laat registreren om het certificado de registro te krijgen, geeft de politie wel aan de belastingdienst door dat je het land bent binnengekomen om er te wonen. Als je Spanje dus weer verlaat vòòr je er fiscaal resident zou worden, en je wilt onaangename verrassingen voorkomen, is het dus zaak om je bij je vertrek ook weer uit te laten schrijven bij de Policia Nacional.

Zolang je bij de Policia Nacional ingeschreven staat als buitelandse inwoner, gaat de belastingdienst er sowieso vanuit dat je ook fiscaal resident bent. Is dat niet het geval (zoals we hebben gezien hoeft dat niet altijd het geval te zijn), dan ligt de bewijslast om dat aan te tonen bij jou. Je moet dan alle documenten tonen die kunnen onderbouwen wanneer je wel, en wanneer je niet in Spanje was. Daaronder vallen bijvoorbeeld vliegtuigtickets, facturen voor onderdak elders, maar ook water- en elektriciteitsrekeningen in Spanje om aan te tonen dat er geen verbruik was in je huis hier.

Dubbelbelastingverdragen.

Er zijn belastingverdragen gesloten tussen Europese landen om te voorkomen dat je in meerdere landen een belastingaanslag krijgt. Je betaalt dus slechts een keer belasting, ook al ben je in meerdere landen woonachtig geweest en heb je daar inkomsten gehad.

In september zullen we ruim ingaan op het fiscale residentschap, belastingen betalen in Spanje en voorkomen dat je dubbel belasting moet betalen.

Welke voorwaarden zijn er verbonden aan het verkrijgen van het certificado de registro (“residencia”)?

Zoals we al gezien hebben, is de eerste voorwaarde om resident te worden dat je drie maanden of meer aaneengesloten in Spanje verblijft. Om er zeker van te zijn dat je geen last wordt voor de sociale dienst, zijn er nog een aantal andere vereisten. Deze vereisten hebben te maken met je inkomsten en met ziektekosten. Het spreekt voor zichzelf dat als je niet aan deze vereisten voldoet, je in principe ook niet langer dan drie maanden aaneengesloten in Spanje mag verblijven.

Werknemers en zelfstandigen.

Als je in Spanje werkt, gaat men er vanuit dat je voldoet aan de vereisten voor wat betreft je inkomen. Dit geldt voor zowel werknemers in loondienst, als voor zelfstandigen die in Spanje ingeschreven staan in het handelsregister. Omdat je als werknemer ook automatisch in het Spaanse ziekenfonds zit, heb je voldoende dekking van je ziektekosten. Je hoeft dan dus alleen aan te tonen dat je in Spanje werkt. Zie de paragraaf over documenten om te weten hoe je dat doet.
Werknemers en zelfstandigen die voldoen aan de voorwaarden om zich in te kunnen schrijven als vaste inwoner van Spanje, doen dit door middel van het formulier EX-18.

Personen zonder inkomen in Spanje.

Indien je geen inkomen hebt in Spanje, moet je aantonen dat je in je eigen onderhoud en dat van je familie kunt voorzien. Dit kan door middel van alle mogelijke vormen van inkomen.
Inkomsten uit uitkeringen en pensioen komen het meeste voor. Hoewel dit door de vreemdelingendienst van geval tot geval zal worden bekeken, is de vuistregel dat je over een inkomen van tenminste €7.000 per persoon in het huishouden op jaarbasis moet beschikken.
Inkomsten uit kapitaal worden eveneens geaccepteerd, bijvoorbeeld uit beleggingen of zelfs onroerend goed. Je dient hier wel schriftelijk bewijs van te overleggen.
Als je geen inkomsten hebt, moet je aantonen over voldoende reserve te beschikken. Afhankelijk van de regio gaat het dan om een bedrag van €7.000 of €9.000 (dat laatste is bijvoorbeeld het geval in Valencia in 2022). Je moet dit aantonen aan de hand van een gestempeld certificaat van de bank. Als dit certificaat niet in het Spaans is, moet je er een beëdigde vertaling van laten maken. Dat geldt trouwens voor alle documenten die je indient.
Naast de beschikking over een minimuminkomen, moet je verzekerd zijn voor ziektekosten. Je kunt bijvoorbeeld aantonen dat je gedekt bent door een buitenlands ziekenfonds of een mutualiteit (België), of een particuliere zorgverzekering (Nederland). Hiervoor heb je document S1/formulier 121 nodig van de verzekeraar. Maar een Spaanse particuliere verzekering voldoet natuurlijk ook.
De persoon die voldoet aan deze voorwaarden, schrijft zich in als vaste inwoner met het formulier EX-18.

Studenten.

Als je als student naar Spanje komt, moet je ingeschreven staan bij een door de overheid erkende onderwijsinstelling. Daarnaast moet je ook in dit geval aantonen over voldoende inkomsten te beschikken en verzekerd te zijn tegen ziektekosten, zoals hierboven uitgelegd. Als je deelneemt aan een Europees uitwisselingsprogramma, zoals bijvoorbeeld Erasmus, wordt ervan uitgegaan dat je aan deze laatste voorwaarden voldoet. Je hoeft dan verder geen bewijsstukken voor inkomsten of ziektekosten te overleggen. Studenten schrijven zich in als vaste resident door middel van formulier EX-18.

Familieleden.

Ook familieleden van de kostwinner die de residencia aanvraagt, komen in aanmerking om resident te worden in Spanje. Het gaat dan over de volgende familiebanden:

• Een partner waarmee een huwelijk of een geregistreerd partnerschap is aangegaan.
• Kinderen tot 21 jaar van de persoon zelf of van de partner waarmee een huwelijk of geregistreerd partnerschap is aangegaan.
• Kinderen ouder dan 21 jaar die afhankelijk zijn van de persoon zelf of van de partner waarmee een huwelijk of geregistreerd partnerschap is aangegaan. Deze kinderen moesten al afhankelijk zijn in het land van herkomst.
• Ouders van de persoon zelf of van de partner waarmee een huwelijk of geregistreerd partnerschap is aangegaan.

Familieleden die zelf ook uit de EU komen, volgen dezelfde procedure voor de aanvraag als de hoofdaanvrager, maar kunnen deze procedure pas doorlopen als de hoofdaanvrager al in is geschreven. Zij moeten namelijk een kopie van de certificado de registro van de hoofdaanvrager bij hun aanvraag voegen.
Familieleden (partners) uit een land buiten de EU moeten formulier EX-19 invullen.

Procedure aanvraag certificado de registro.

De certificado de registro vraag je aan bij de Policia Nacional in de provincie waar je woont. Je gebruikt hiervoor formulier EX-18 en om de leges te betalen heb je formulier 790-012 nodig.
Je moet de aanvraag in eigen persoon indienen, je kunt hier geen volmacht voor afgeven aan iemand anders.
Zoals met alles in Spanje, hangt bij de aanvraag veel af van het kantoor waar je bent en van de beambte die je tegenover je hebt zitten. Waar de een zonder problemen je aanvraag aanneemt, kan een ander je meer documenten vragen, of je aanvraag zelfs afwijzen om de kleur pen die je hebt gebruikt om het aanvraag in te vullen. Het is dan ook eerder regel dan uitzondering dat je niet voldoende hebt aan een enkele afspraak, maar een tweede of zelfs een derde keer terug zal moeten naar het politiekantoor.

Taal.

Alle documenten die je bij het aanvraagformulier moet inleveren, dienen in het Spaans opgesteld te zijn. Als je dus bijvoorbeeld een bewijs van inkomen uit een uitkering hebt, maar dit bewijs is in het Nederlands, dan moet je het laten vertalen. Dit mag niet zomaar een vertaling zijn, dit moet een officiële beëdigde vertaling zijn. Uitzondering hierop zijn documenten die in heel Europa door overheden worden erkend. Een voorbeeld hiervan is het document S1/121 formulier dat een ziektekostenverzekeraar afgeeft als bewijs van verzekering. Hoewel dat in jouw geval in het Nederlands of Engels zal zijn, hoef je hier geen vertaling van te overhandigen.

Uitschrijven in Nederland of België.

Als je in Spanje de residencia aanvraagt, moet je je uitschrijven bij de burgerlijke stand van de gemeente in België of Nederland waar je tot dan toe woonachtig was. Hierbij moet je het nieuwe woonadres in Spanje opgeven. Indien dat een tijdelijk adres is, is het in principe voldoende op te geven dat je naar Spanje bent vertrokken. Als je verzuimt je uit te schrijven, kan dit allerlei negatieve gevolgen hebben. Belastingtechnisch kan je dan bijvoorbeeld voor verrassingen komen te staan, maar ook op andere gebieden zijn er onverwachte en onaangename consequenties. Deze zijn er zowel aan de Nederlandse of Belgische kant, als aan de Spaanse kant.
Ook is het een vereiste je uit te schrijven bij de gemeente in Nederland of België om je in te kunnen schrijven bij de gemeente in Spanje. Dit is onvermijdelijk, want voor de aanvraag van het certificado de registro moet je een uittreksel van het gemeenteregister in Spanje overleggen, een zogenaamde empadronamiento.

Begeleiding.

Als het voor jou geen probleem is om twee of drie keer naar het kantoor te gaan, dan kan je deze aanvraag prima zelf doen. Sterker nog: het is zelfs aan te raden. Het is namelijk een goede kennismaking met Spanje. Het land is meer dan alleen wuivende palmbomen, prachtige landschappen en interessante mensen. De realiteit van Spanje bestaat ook uit trage procedures en kantoren waar de airco net wat te koud staat om lang in de wachtkamer te kunnen zitten. Bovendien is dit verreweg de goedkoopste oplossing. Het is daarentegen ook geen schande om ondersteuning te zoeken bij de aanvraag, of het zelfs grotendeels uit te besteden. Er kunnen veel redenen zijn om dit te doen. Je hebt geen tijd om zelf de aanvraag voor te bereiden, je situatie is wat ingewikkelder waardoor je andere documenten nodig hebt dan de meeste mensen, je kan geen vertaler vinden, je kan geen afspraak krijgen op tijd voor andere zaken die je moet regelen en waarvoor je het certificado de registro nodig hebt, of je kan zelfs helemaal geen afspraak krijgen. In al deze gevallen en meer kan je ondersteuning of uitbesteding overwegen.
Je kan de aanvraag uitbesteden aan een advies- of administratiekantoor dat hierin gespecialiseerd is. De kosten bedragen dan tussen de 100 en de 170 euro. Zij brengen alle papieren voor je op orde, zodat je alleen nog maar zelf naar de afspraak hoeft. Heb je helemaal haast en wil je absoluut niet het risico lopen dat je ondanks de tussenkomst van een gespecialiseerd bedrijf nog een tweede keer naar het politiekantoor moet, dan kan je ook een advocaat in dienst nemen. De kosten hiervoor bedragen rond de 300 en 350 euro.
Dit lijken allemaal hoge kosten, maar je bespaart je wel meerdere keren op en neer rijden naar het politiekantoor, veel gedonder met het verzamelen van de juiste documenten en het weken achtereen proberen een afspraak te bemachtigen.

Formulieren download:

Formulier EX-18
Formulier EX-19
Formulier 790-012

Bron: yourcatalancontact.com